LA GESTIONE DEI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO
Opportunità e organizzazione nelle aziendeLa gestione dei documenti in formato elettronico è una necessità sempre più sentita non solo per liberarsi della carta e del suo costo in termini di stampa e di spazio come volume di archiviazione nei raccoglitori ma anche per velocità di ricerca e facilità di visione. Nell’evoluzione della gestione dei lavori d’ufficio, la possibilità di rendere disponibili i documenti prodotti e ricevuti si sta affermando come punto imprescindibile. Con il diffondersi del digitale in ambito aziendale, si sta progressivamente affermando l’impiego di sistemi EDM (Electronic Document Management) a supporto dello scambio e dell’archiviazione dei documenti elettronici fra gli incaricati. Sebbene le numerose soluzioni di gestione documentale disponibili oggi sul mercato offrano un ampio ventaglio di funzionalità, non tutte sono in grado di garantire una completa o corretta gestione sia sotto il profilo della riservatezza che delle esigenze tipiche di ogni impresa. Nel mercato, le aziende informatiche che si occupano di trasformazione digitale dei processi hanno ideato delle interfacce semplici, altamente intuitive, modulari ed integrabili; naturalmente il punto fermo è la gestione in cloud. Queste soluzioni consentono la gestione di tutti i dati aziendali accessibili da qualsiasi dispositivo, dal desktop, al tablet fino allo smartphone. Inoltre, interagiscono con il sistema informativo esistente e possono dialogare con i database già utilizzati in azienda, divenendo così il fulcro di tutti i processi documentali, sia per le piccole e grandi imprese che per i professionisti.
Le soluzioni EDM hanno compiuto grossi passi in avanti per quanto concerne la fruibilità dell’interfaccia di navigazione, l’indicizzazione e catalogazione dei documenti, i workflow ed il supporto di svariati formati di files. Principalmente ci sono due punti precisi da tener presente per l’implementazione ossia se si necessita solamente di uno spazio condiviso o di un archivio conforme combinato con la conservazione sostitutiva dei documenti elettronici. Infatti, nel valutare la scelta di un sistema EDM, una delle prime domande da porsi riguarda se è necessaria la completa gestione del ciclo di vita del documento: un sistema di gestione documentale in grado di creare documenti digitali originali e fornire la giusta protezione in linea con gli standard di archiviazione richiesti nel rispetto dei vincoli normativi in vigore e con la flessibilità di poterli aggiornare quando cambiano oppure se è sufficiente un insieme di strumenti necessari per una organizzazione delle informazioni per la sola gestione digitale dei documenti. L’organizzazione nelle aziende è la base della competitività. Come Tecnosoft abbiamo sviluppato soluzioni e servizi innovativi.
Maurizio Foffano
IT Manager
www.tecnosoft.it
